„Der Scheck liegt in der Post.“ Dieses Idiom ist ein Schmerzpunkt für viele kleine Unternehmen. Das Sammeln überfälliger Rechnungen ist ein notwendiger Slog, mit dem die meisten Unternehmen leider irgendwann konfrontiert sind. Das Widmen von Ressourcen für diese Arbeit kann frustrierend sein, da es Zeit und Konzentration erfordert, andere Kunden zu bedienen und die Kernkompetenzen des Geschäfts zu verbessern. Aber Unternehmen brauchen Geld, um zu überleben, also tun Unternehmer, was sie brauchen, um sicherzustellen, dass das Geld weiter fließt. Im Folgenden finden Sie einige Ideen, um den Überblick über das Forderungsmanagement zu behalten und den Betrieb bei der Bearbeitung unbezahlter Rechnungen reibungslos zu gestalten.

Tipps zum Sammeln ausstehender und unbezahlter Rechnungen

Es ist wahr, dass Unternehmer viele Hüte tragen. Collections Agent muss eine der schwierigsten davon sein. Proaktives und methodisches Handeln sollte dazu beitragen, den Forderungsprozess zu erleichtern.

Klare Bedingungen festlegen

Sind Sie sicher, dass Ihr Kunde überhaupt weiß, wann seine Rechnung fällig ist? In allen ursprünglichen Verträgen sollten die Bedingungen klar angegeben sein, unabhängig davon, ob es sich um Zahlung nach Erhalt der Rechnung, Nachnahme, netto 30 oder etwas anderes handelt. Jede Rechnung sollte auch die Bedingungen und das Fälligkeitsdatum auf auffällige Weise enthalten. Einige große Unternehmen arbeiten möglicherweise nur mit Anbietern unter bestimmten Zahlungsbedingungen zusammen, z. B. net 60, unabhängig von Ihren Richtlinien. Stellen Sie sicher, dass Sie die Lieferantenverträge sorgfältig lesen, damit Sie sich dessen im Voraus bewusst sind und keine Zeit damit verschwenden, Geld zu jagen, das die Kreditorenbuchhaltung des Kunden später bezahlen möchte.

Senden Sie eine freundliche Erinnerung

Wenn ein Kunde seine Rechnung nicht bis zum Fälligkeitsdatum bezahlt hat, kann es hilfreich sein, so schnell wie möglich eine Erinnerungsnotiz per E-Mail zu senden. Es ist möglich, dass sie es einfach vergessen haben oder es unter ihren Aufgaben begraben wurde. Halten Sie den Ton leicht und freundlich und geben Sie Zahlungsdetails an. Um Ihnen dies zu erleichtern, legen Sie eine Benachrichtigung in Ihrem Kalender fest, wenn Sie Ihre Rechnung mit dem Fälligkeitsdatum senden, damit Sie daran denken, einzuchecken und eine Zahlungserinnerung zu senden, wenn sie noch nicht bezahlt wurde. Sie können Änderungen vornehmen, um Ihren Kalender über den Einstellungsbildschirm auf Ihrem Gerät anzupassen. Heutzutage ist es sehr einfach, die Rechnungsabrechnung zu automatisieren und Erinnerungsbenachrichtigungen mit einem Online-Tool oder -Dienst festzulegen.

Eine Verzugsgebühr erheben

Es gibt keinen Motivator wie Geld. Eine verspätete Gebühr könnte genau das Richtige sein, um Ihren Kunden zu ermutigen, rechtzeitig zu bezahlen. Wenn Sie derzeit keine verspäteten Gebühren für die Bearbeitung unbezahlter Rechnungen verwenden, müssen Sie Ihren Kunden eine Benachrichtigung senden, in der sie darüber informiert werden, dass Sie diese Richtlinie für alle zukünftigen Rechnungen einführen werden. Machen Sie sich klar, was die verspäteten Gebühren sind und wie sie anfallen. Achten Sie darauf, Informationen über die verspätete Gebühr auf Ihren Rechnungen und in Ihren Rechnungserinnerungen anzugeben.

Überfällige Rechnung für unbezahlte Rechnungen senden

Das erneute Senden Ihrer als „überfällig“ gekennzeichneten Rechnung ist der nächste Schritt, um Ihren Kunden daran zu erinnern, die Rechnung zu bezahlen. „Überfällig“ sollte in einer großen fetten Schrift in einer hellen Farbe auf der Rechnung (und auf dem Umschlag, wenn es verschickt wird) markiert werden, um sicherzustellen, dass Ihr Kunde die Tatsache nicht verpassen kann, dass es Zeit ist, diese Rechnung zu bezahlen.

Senden Sie einen Kontoauszug

An diesem Punkt ist es wahrscheinlich, dass der Kunde eine andere Rechnung fällig oder fast fällig hat. Das Senden eines Kontoauszugs kann klären, was wann fällig ist, damit der Kunde nicht verwirrt oder überfordert wird.

Telefonieren

Das Telefonieren mit dem Kunden ist eine weitere Möglichkeit, um ihn zur Zahlung einer Rechnung zu bewegen. Manchmal ist eine persönliche Note alles, was ein Kunde braucht, um zu erkennen, wie sich die Nichtzahlung auf Ihr Unternehmen auswirken kann. Ein Telefongespräch kann auch den Grund für die verspäteten Zahlungen aufdecken und es den beiden Parteien ermöglichen, gemeinsam an einer geeigneten Lösung zu arbeiten.

Teilzahlung zulassen

Es könnte eine Win-Win-Lösung sein, mit Ihrem Kunden über eine Nummer zu verhandeln und eine Teilzahlung mit vollständiger Zahlung über einen vereinbarten Zeitraum zuzulassen. Anstatt aufgrund fehlender Mittel oder anderer Probleme überhaupt nicht zu bezahlen, kann Ihr Kunde im Laufe der Zeit kleinere Zahlungen leisten. Sie erhalten das Geld, das Sie schulden, auf eine Weise, die die finanzielle Belastung, die die Zahlung für Ihren Kunden verzögert, erleichtert.

Kreditkartenzahlung zulassen

Wenn Sie noch keine Kreditkartenzahlungen akzeptieren, kann es sich lohnen, dies zu tun, zumindest bei einem Kunden, für den die Zahlung eine Herausforderung zu sein scheint. Wenn Ihr Kunde einfach nicht über das Geld verfügt, um zu bezahlen, kann er möglicherweise Guthaben verwenden, um die Transaktion mit Ihnen abzuschließen. Obwohl eine Kreditkartengebühr mit einer geringen Gebühr verbunden ist, ist dieser Betrag wahrscheinlich mehr wert als die Zeit, die Sie damit verbringen würden, eine Zahlung zu verfolgen. Falls zutreffend, möchten Sie Ihr Unternehmen möglicherweise wie ein Abonnement für Ihren Kunden behandeln und dessen Erlaubnis einholen, seine Karte jeden Monat automatisch in Rechnung zu stellen. Wenn sie dafür offen sind, wird die Gebühr sicherlich die Ressourcen ausgleichen, die für die Verfolgung einer ausstehenden Rechnung verwendet werden.

Schneiden Sie sie ab

Ein Ansatz, um unbezahlte Rechnungen zu bearbeiten und einen Kunden davon zu überzeugen, eine ausstehende Rechnung zu bezahlen, besteht darin, Ihre Dienste so lange abzubrechen, bis sie bezahlt sind. Angenommen, Ihre Angebote sind für ihren Betrieb von entscheidender Bedeutung, Dies wird sicherlich ihre Aufmerksamkeit erregen und sie auffordern, sich um ihre verspäteten Zahlungen zu kümmern.

Beglaubigtes Schreiben senden

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie rechtliche Schritte einleiten müssen, um Ihre Zahlung zu erhalten, müssen Sie ein beglaubigtes Mahnschreiben senden. Dies ist ein Beweis für Ihre Versuche, den Kunden zur Zahlung zu kontaktieren. Die einfache Handlung, einen Brief unterschreiben zu müssen, könnte Ihren Kunden dazu bringen, zu zahlen, um einen Rechtsstreit zu vermeiden.

Gerichtsverfahren einleiten

Abhängig von dem Betrag, den Sie schulden, kann es ratsam sein, Ihren Kunden vor ein Gericht für geringfügige Forderungen zu bringen. Wenn die ausstehende Rechnung sehr groß ist, müssen Sie möglicherweise ein Verfahren bei Legal Council einleiten. Denken Sie daran, dass jede Art von Klage mit Gebühren verbunden ist und Anwälte teuer sein können. Aber nur die Idee, verklagt zu werden, könnte Ihren Kunden dazu ermutigen, seine Rechnung zu bezahlen.

Stellen Sie einen Inkassounternehmen ein, um unbezahlte Rechnungen einzuziehen

Manchmal müssen Sie bei der Übergabe unbezahlter Rechnungen einen Inkassounternehmen beauftragen. Eine ausstehende Rechnung in Sammlungen zu stellen, ist ein Weg, den viele kleine Unternehmen wählen. Ein Inkassobüro weiß, was sie tun, wenn es um Inkasso geht, und wird Ihren Kunden unermüdlich weiterverfolgen, bis Sie die Zahlung erhalten. Inkassobüros erhalten einen Prozentsatz von dem, was sie sammeln, und können manchmal auch eine Gebühr erheben. Denken Sie daran, bevor Sie feststellen, ob dieser Weg für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Risiko für kleine Unternehmen durch Ignorieren oder Nichthandeln unbezahlter Rechnungen

Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit eigenen ausstehenden Rechnungen sind, ist es wichtig, dass Sie verstehen, wie sich dies negativ auf Ihre finanzielle Zukunft auswirken kann. Wenn Sie überfällige Rechnungen in Ihrer Kreditorenbuchhaltung haben, kann die Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens, ausgedrückt in Ihrer Geschäftskreditauskunft, gefährdet sein. Langjährige überfällige Rechnungen können schließlich Inkasso gehen. Inkassobüros berichten an die Kreditauskunfteien.

Ihre Kreditoren berichten auch an die Kreditauskunfteien. Darüber hinaus kann ein Anbieter Ihr Kreditlimit senken oder die Annahme von Geschäften auf Ihrem Konto einstellen. Das kann Ihr Geschäft lahmlegen. Und da dies Ihre Kreditwürdigkeit informiert, sind andere Anbieter möglicherweise nicht bereit, Ihren Kredit zu verlängern oder überhaupt mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Wenn Sie also Probleme haben, Ihre eigenen Rechnungen zu bezahlen, weil Ihre Kunden ihre nicht bezahlen, stellen Sie sicher, dass Sie proaktiv mit Anbietern und Dienstleistern kommunizieren und einen Zahlungsplan erstellen, damit Sie Ihre finanzielle Leistungsfähigkeit nicht beeinträchtigen. Oder erwägen Sie Finanzierungsoptionen, um Ihr Unternehmen über Wasser zu halten, während Sie diese Herausforderungen angehen.

Finanzierung kleiner Unternehmen für den weiteren Betrieb

Während Sie einen Plan erstellen, um Ihre Rechnungsstellung (Debitoren) und Ihren Cashflow im Griff zu behalten, gibt es eine Reihe von Finanzierungsoptionen für Unternehmen, mit denen Sie Ihre Rechnungen bezahlen und Ihr Geschäft reibungslos abwickeln können.

Bankkredite

Traditionelle Bankkredite sind für etablierte Unternehmen mit einer starken Finanzgeschichte zugänglich. Diese Darlehen bieten eine Vielzahl von Bedingungen, um Ihre individuellen Bedürfnisse zu erfüllen. Sie sind nicht ideal für Situationen, in denen Sie schnell Bargeld benötigen, da der Antrags- und Genehmigungsprozess viel Zeit in Anspruch nehmen kann.

Merchant Cash Advances

Ein Merchant Cash Advance (MCA) ist eine einfache Möglichkeit für Unternehmen, schnell auf einen Pauschalbetrag an Bargeld zuzugreifen. Unternehmen mit nachgewiesenen Kredit- und Debitkartenverkäufen können gegen zukünftige Verkäufe von einem MCA-Unternehmen Kredite aufnehmen. Der Anbieter zieht dann die geliehene Summe ein, wenn Kredit- und Debitverkäufe eingehen. Der Betrag, den Sie ausleihen dürfen, basiert auf den Beträgen, die Sie in den letzten Monaten auf Karten in Rechnung gestellt haben. Das Interesse an einem MCA ist in der Regel recht hoch und es können hohe Gebühren anfallen, da MCAs nicht wie herkömmliche Kredite reguliert werden.

Geschäftskreditkarten

Die Verwendung von Geschäftskreditkarten zum Bezahlen von Rechnungen und zum Abwickeln der täglichen Ausgaben ist eine gängige Lösung für Unternehmen mit knapper Kasse. Während der Zinssatz höher als ein Darlehen sein kann, sind Kreditkarten viel einfacher zu erhalten. In der Tat ist es eine gute Idee, eine Karte im Namen Ihres Unternehmens zu öffnen und verantwortungsbewusst zu verwenden, unabhängig davon, ob Sie sie tatsächlich zum Aufbau von Krediten benötigen oder nicht. Und eine Business-Kreditkarte ist immer hilfreich, in einem finanziellen Notfall zu haben, um Ihr Unternehmen in Betrieb zu halten.

Rechnungsfinanzierung

Rechnungsfinanzierung (oder Factoring) ist eine Praxis, bei der ein Unternehmen seine unbezahlten Rechnungen zu einem ermäßigten Preis an ein Factoring-Unternehmen verkauft. Im Gegenzug gibt das Factoring-Unternehmen dem Unternehmen sofort Bargeld, in der Regel etwa 90 Prozent der Gesamtsumme des Rechnungszusammenfassungsberichts. Das Factoring-Unternehmen führt dann die Rechnungsverfolgung durch und zieht den ausstehenden Betrag ein. Rechnungsfactoring ist ideal in Situationen, in denen Sie schnell Bargeld benötigen und einfach nicht über die Ressourcen verfügen, um straffällige Kunden weiterhin zur Zahlung zu zwingen.

Cashflow-Darlehen

Während die meisten Arten von besicherten Darlehen durch Sachanlagen gedeckt sind, verwenden Cashflow-Darlehen den erwarteten Cashflow als Sicherheit. Diese Art der Finanzierung kann entweder lang- oder kurzfristig sein und soll das Betriebskapital finanzieren. Ein Cashflow-Darlehen kann die Tür zur Kreditvergabe für ein Unternehmen ohne eine gute Kredit-Score oder eine lange Finanzgeschichte öffnen. Da ein Cashflow-Darlehen gesichert ist, sind die Zinssätze etwas niedriger als bei herkömmlichen Darlehen.

Das letzte Wort: Umgang mit unbezahlten Rechnungen

Überfällige Rechnungen können für kleine Unternehmen eine Herausforderung sein, da sie den Cashflow lähmen und wertvolle Ressourcen erschöpfen. Durch die Investition in ein Buchhaltungssystem oder eine Rechnungssoftware, die diesen Prozess automatisiert, können Unternehmen Zeit sparen. Alle Unternehmen sollten über einen Zeitplan für Verfahren verfügen, um überfällige Rechnungen im Auge zu behalten und den Aufwand für die Nachverfolgung von Kunden zu minimieren. Wenn die Kommunikation durch interne Mitarbeiter nicht effektiv ist, muss ein Unternehmen möglicherweise rechtliche Schritte einleiten oder ein Inkassobüro beauftragen.

Unbezahlte Rechnungen können die finanzielle Zukunft eines Unternehmens schädigen und Lieferantenbeziehungen zerstören. Erlauben Sie Ihrem Unternehmen nicht, Zahlungen zu verpassen, weil Ihre Kunden ihre vermissen. Es gibt eine Reihe von Finanzierungsmöglichkeiten, die Ihrem Unternehmen helfen, eine Cashflow-Lücke zu schließen und betriebsbereit zu bleiben, während Sie auf die Zahlung durch den Kunden warten. Händler Barkredite, Business-Darlehen und Rechnung Factoring sind nur einige davon zu berücksichtigen. Nicht sicher, ob Sie für diese Kreditoptionen in Frage kommen? Holen Sie sich Ihre kostenlosen Business-Kredit-Scores, um festzustellen, welche Art von Finanzierung Sie heute erhalten können.

Dieser Artikel wurde ursprünglich am 3. März 2020 verfasst und am 6. März 2020 aktualisiert.

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