» El cheque está en el correo.»Esta expresión es un punto de dolor para muchas pequeñas empresas. Cobrar las facturas vencidas es un trabajo pesado necesario que, desafortunadamente, la mayoría de las empresas enfrentan en un momento u otro. Dedicar recursos a este trabajo puede ser frustrante, ya que se necesita tiempo y enfoque para no servir a otros clientes y mejorar las competencias empresariales básicas. Pero, las empresas necesitan dinero para sobrevivir, por lo que los empresarios hacen lo que necesitan para asegurarse de que el dinero siga fluyendo. A continuación se presentan algunas ideas para ayudar a mantenerse al tanto de la gestión de cuentas por cobrar y para mantener las operaciones sin problemas mientras se manejan las facturas impagadas. Consejos para cobrar Facturas Pendientes y No pagadas

Es cierto que los empresarios usan muchos sombreros. El agente de cobranzas tiene que ser uno de los más desafiantes de estos. Una acción proactiva y metódica debería ayudar a facilitar el proceso de cuentas por cobrar.

Establezca términos claros

¿Está seguro de que su cliente sabe siquiera cuándo vence su factura? Todos los contratos iniciales deben indicar claramente los términos, ya sea pago a la recepción de la factura, contra reembolso, 30 netos u otra cosa. Cada factura también debe incluir los términos y la fecha de vencimiento de una manera llamativa. Es posible que algunas grandes empresas solo trabajen con proveedores bajo ciertas condiciones de pago, como net 60, independientemente de sus políticas. Asegúrese de leer cuidadosamente los contratos de proveedores para que esté al tanto de esto por adelantado y no pierda tiempo persiguiendo el dinero que el departamento de cuentas por pagar del cliente tiene la intención de pagar más tarde. Enviar un recordatorio amistoso

Si un cliente no ha pagado su factura en la fecha de vencimiento, puede ser útil enviar una nota de recordatorio por correo electrónico lo antes posible. Es posible que simplemente lo olvidaran o que se enterrara entre sus tareas pendientes. Mantenga el tono ligero y amigable e incluya detalles de pago. Para que esto sea más fácil para usted, configure una alerta en su calendario cuando envíe su factura con la fecha de vencimiento para que recuerde hacer el check-in y enviar un recordatorio de pago si aún no se ha pagado. Puedes hacer cambios para personalizar tu calendario usando la pantalla de configuración de tu dispositivo. En estos días, es muy fácil automatizar la facturación de facturas y establecer notificaciones de recordatorio con una herramienta o servicio en línea. Establezca una Tarifa por Pago Atrasado

No hay motivación como el dinero. Un cargo por retraso podría ser lo justo para alentar a su cliente a pagar de manera oportuna. Si actualmente no emplea cargos por mora al manejar facturas impagadas, deberá enviar a sus clientes un aviso para informarles que establecerá esta política en todas las facturas futuras. Sea muy claro acerca de cuáles son los cargos por pago atrasado y cómo se acumularán. Asegúrese de incluir información sobre el cargo por pago atrasado en sus facturas y en sus avisos de recordatorio de facturas. Enviar una factura vencida para Facturas Impagadas

Volver a enviar la factura marcada como «vencida» es el siguiente paso para recordar a su cliente que pague la factura. En la factura (y en el sobre si se envía por correo) se debe marcar» vencidos » con una letra grande en negrita y en un color brillante para garantizar que su cliente no se pierda el hecho de que es el momento de pagar esta factura.

Enviar un estado de cuenta

En este punto, es probable que el cliente tenga otra factura pendiente o casi vencida. El envío de un estado de cuenta puede aclarar lo que se debe cuando para que el cliente no se confunda o se sienta abrumado.

Hacer una llamada telefónica

Hablar con el cliente por teléfono es otra forma de convencerlo de que pague una factura. A veces, un toque personal es todo lo que necesita un cliente para darse cuenta de cómo la falta de pago puede afectar a su negocio. Además, una conversación telefónica podría revelar la razón de los pagos atrasados y permitir que las dos partes trabajen juntas en una solución aceptable.

Permitir el pago parcial Negociar con su cliente un número y permitir el pago parcial con el pago completo dentro de un período de tiempo acordado podría ser una solución beneficiosa para todos. En lugar de no pagar en absoluto por falta de fondos u otros problemas, su cliente puede hacer pagos más pequeños con el tiempo. Recibirá el dinero que se le debe de una manera que aliviará cualquier carga financiera que retrase el pago de su cliente. Permitir el pago con tarjeta de crédito

Si aún no acepta pagos con tarjeta de crédito, puede que valga la pena hacerlo, al menos con un cliente para el que el pago parece ser un desafío. Si su cliente simplemente no tiene el efectivo para pagar, es posible que pueda usar el crédito para completar la transacción con usted. Aunque un cargo con tarjeta de crédito viene con una pequeña tarifa, es probable que esa cantidad valga más que el tiempo que pasaría persiguiendo un pago. Si corresponde, es posible que desee tratar su negocio como una suscripción para su cliente y obtener su permiso para facturar automáticamente su tarjeta cada mes. Si están abiertos a esto, la tarifa sin duda compensará los recursos utilizados para obtener una factura pendiente.

Cortarlos

Un enfoque para manejar las facturas impagadas y persuadir a un cliente para que pague una factura pendiente es cortar sus servicios hasta que paguen. Asumiendo que sus ofertas son vitales para sus operaciones, esto seguramente llamará su atención y los instará a hacerse cargo de sus pagos atrasados.

Enviar una carta certificada Si crees que podrías tener que emprender acciones legales para obtener tu pago, deberás enviar una carta de recordatorio de pago certificada. Esto proporcionará prueba de sus intentos de ponerse en contacto con el cliente para el pago. La simple acción de tener que firmar una carta podría asustar a su cliente para que pague con el fin de evitar una disputa legal.

Participar en procedimientos legales

Dependiendo de la cantidad que se le adeuda, puede ser prudente llevar a su cliente a la corte de reclamos menores. Si la factura pendiente es muy grande, es posible que tenga que iniciar el procedimiento con el consejo legal. Tenga en cuenta que participar en cualquier tipo de acción legal implicará honorarios, y los abogados pueden ser costosos. Sin embargo, solo la idea de ser demandado puede alentar a su cliente a pagar su factura. Contratar a un Cobrador de Deudas para Cobrar Facturas Impagadas

En algún momento la entrega de facturas impagadas requerirá que contrate a un cobrador de deudas. Poner una factura pendiente en las colecciones es una ruta que muchas pequeñas empresas eligen tomar. Una agencia de cobros sabe lo que está haciendo cuando se trata de la recuperación de deudas y hará un seguimiento implacable con su cliente hasta que reciba el pago. A los cobradores de deudas se les paga un porcentaje de lo que recaudan y, a veces, también pueden cobrar una tarifa. Tenga esto en cuenta antes de determinar si esta vía es adecuada para su negocio.

Riesgo para pequeñas empresas al Ignorar o no manejar Facturas Impagadas

Si es una pequeña empresa con facturas pendientes propias, es importante que comprenda cómo esto puede afectar negativamente su futuro financiero. Si tiene facturas vencidas en sus cuentas por pagar, la solvencia de su empresa, expresada en su informe de crédito comercial, puede estar en peligro. Las facturas vencidas de larga data pueden eventualmente ir a cobro. Las agencias de cobro reportan a las agencias de crédito.

Sus proveedores también informan a las agencias de crédito. Además, un proveedor puede reducir su límite de crédito con ellos o dejar de aceptar cualquier negocio en su cuenta. Eso puede paralizar tu negocio. Y, dado que esto informará su puntaje de crédito, es posible que otros proveedores no estén dispuestos a otorgarle crédito o a trabajar con usted en absoluto. Por lo tanto, si tiene problemas para pagar sus propias facturas porque sus clientes no pagan las suyas, asegúrese de comunicarse con los proveedores y proveedores de servicios de forma proactiva y cree un plan de pago para no dañar su situación financiera. O bien, considere opciones de financiamiento para mantener su negocio a flote mientras aborda estos desafíos.

Financiamiento para pequeñas empresas para Operaciones Continuas

Mientras crea un plan para mejorar su facturación (cuentas por cobrar) y su flujo de efectivo, hay una serie de opciones de financiamiento para empresas que pueden ayudarlo a mantener sus facturas pagadas y a que su negocio funcione sin problemas.

Préstamos bancarios

Los préstamos bancarios tradicionales son accesibles a empresas establecidas con un sólido historial financiero. Estos préstamos ofrecen una variedad de términos para satisfacer sus necesidades únicas. No son ideales para circunstancias en las que necesita dinero rápido, ya que el proceso de solicitud y aprobación puede llevar bastante tiempo. Adelantos de efectivo para comerciantes

Un adelanto de efectivo para comerciantes (MCA) es un método fácil para que las empresas accedan rápidamente a una suma global de efectivo. Las empresas con ventas probadas de tarjetas de crédito y débito pueden pedir préstamos contra ventas futuras de una compañía de MCA. El proveedor luego cobra la suma prestada a medida que entran las ventas de crédito y débito. La cantidad que se le permite pedir prestado se basa en las cantidades que ha facturado en los últimos meses en tarjetas. El interés suele ser bastante alto en un MCA y puede haber grandes tarifas involucradas, ya que los MCA no están regulados como lo están los préstamos tradicionales.

Tarjetas de crédito comerciales

El uso de tarjetas de crédito comerciales para pagar facturas y manejar los gastos diarios es una solución común para las empresas con poco efectivo. Si bien la tasa de interés puede ser más alta que un préstamo, las tarjetas de crédito son mucho más fáciles de obtener. De hecho, es una buena idea abrir una tarjeta a nombre de su empresa y usarla de manera responsable, ya sea que realmente la necesite o no para generar crédito. Y, siempre es útil tener una tarjeta de crédito comercial en una emergencia financiera para mantener a su empresa en funcionamiento.

Financiación de facturas La financiación de facturas (o factoraje) es una práctica en la que una empresa vende sus facturas impagadas a una empresa de factoraje a una tarifa con descuento. A su vez, la empresa de factoraje le da al negocio efectivo de inmediato, generalmente alrededor del 90 por ciento del total del informe de resumen de facturas. La empresa de factoraje a continuación, avanza con el seguimiento de facturación y recoge el importe pendiente. La factorización de facturas es ideal en situaciones en las que necesita efectivo rápidamente y simplemente no tiene los recursos para continuar obligando a los clientes morosos a pagar.

Préstamos de flujo de efectivo

Mientras que la mayoría de los tipos de préstamos garantizados están respaldados por activos tangibles, los préstamos de flujo de efectivo utilizan el flujo de efectivo esperado como garantía. Esta forma de financiación puede ser a largo o a corto plazo y está destinada a financiar el capital de explotación. Un préstamo de flujo de efectivo puede abrir la puerta a préstamos para un negocio sin un gran puntaje de crédito o un largo historial financiero. Dado que un préstamo de flujo de efectivo está asegurado, las tasas de interés son un poco más bajas que los préstamos más tradicionales.

La última Palabra: Lidiar con las facturas impagadas

Las facturas vencidas pueden ser un desafío para las pequeñas empresas, ya que paralizan el flujo de efectivo y extraen valiosos recursos. Al invertir en un sistema de contabilidad o un software de facturación que automatice este proceso, las empresas pueden ahorrar tiempo. Todas las empresas deben tener un calendario de procedimientos para mantenerse al tanto de las facturas vencidas y minimizar los esfuerzos invertidos en el seguimiento de los clientes. Si la comunicación de los empleados internos no es efectiva, una empresa puede necesitar recurrir a una acción legal o a una agencia de cobros. Las facturas impagadas pueden dañar el futuro financiero de una empresa y destruir las relaciones con los proveedores. No permita que su negocio comience a perder pagos porque sus clientes están perdiendo los suyos. Existen varias opciones de financiamiento para ayudar a su empresa a superar la brecha de flujo de efectivo y permanecer operativa mientras espera el pago del cliente. Anticipos de efectivo para comerciantes, préstamos comerciales y factorización de facturas son solo algunos de estos a considerar. ¿No está seguro de si es elegible para estas opciones de préstamo? Obtenga su puntaje de crédito comercial gratuito para determinar qué tipo de financiamiento puede obtener hoy.

Este artículo fue escrito originalmente el 3 de marzo de 2020 y actualizado el 6 de marzo de 2020. Califica este artículo

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