« Le chèque est par la poste. »Cet idiome est un point douloureux pour de nombreuses petites entreprises. La collecte des factures en retard est un problème nécessaire auquel la plupart des entreprises sont malheureusement confrontées à un moment ou à un autre. Consacrer des ressources à ce travail peut être frustrant, car il faut du temps et se concentrer sur le service aux autres clients et l’amélioration des compétences métier de base. Mais, les entreprises ont besoin d’argent pour survivre, alors les entrepreneurs font ce dont ils ont besoin pour s’assurer que l’argent continue de circuler. Voici quelques idées pour vous aider à rester au courant de la gestion des créances et à assurer la fluidité des opérations tout en traitant les factures impayées.

Conseils pour collecter les Factures impayées et impayées

Il est vrai que les entrepreneurs portent beaucoup de chapeaux. L’agent de recouvrement doit être l’un des plus difficiles d’entre eux. Une action proactive et méthodique devrait faciliter le processus des comptes débiteurs.

Définissez des conditions claires

Êtes-vous sûr que votre client sait même quand sa facture est due? Tous les contrats initiaux doivent indiquer clairement les conditions, qu’il s’agisse du paiement à la réception de la facture, du paiement à la livraison, de 30 nets ou autre chose. Chaque facture doit également comporter les conditions et la date d’échéance de manière attrayante. Certaines grandes entreprises ne peuvent travailler avec des fournisseurs que sous certaines conditions de paiement, telles que net 60, quelles que soient vos politiques. Assurez-vous de lire attentivement les contrats des fournisseurs afin d’en être conscient dès le départ et de ne pas perdre de temps à courir après l’argent que le service des comptes fournisseurs du client a l’intention de payer plus tard.

Envoyer un Rappel amical

Si un client n’a pas payé sa facture à la date d’échéance, l’envoi d’une note de rappel par e-mail dès que possible peut être utile. Il est possible qu’ils aient simplement oublié ou qu’il soit enterré parmi leurs tâches. Gardez le ton léger et convivial et incluez les détails de paiement. Pour vous faciliter la tâche, définissez une alerte sur votre calendrier lorsque vous envoyez votre facture en notant sa date d’échéance afin de vous rappeler de vous enregistrer et d’envoyer un rappel de paiement si elle n’a pas encore été payée. Vous pouvez apporter des modifications pour personnaliser votre calendrier à l’aide de l’écran Paramètres de votre appareil. De nos jours, il est très facile d’automatiser la facturation des factures et de définir des notifications de rappel avec un outil ou un service en ligne.

Instituer des frais de retard

Il n’y a pas de motivation comme l’argent. Des frais de retard pourraient être tout simplement la chose pour encourager votre client à payer en temps opportun. Si vous n’utilisez pas actuellement de frais de retard lors du traitement des factures impayées, vous devrez envoyer à vos clients un avis leur indiquant que vous instaurerez cette politique sur toutes les factures futures. Soyez très clair sur ce que sont les frais de retard et comment ils s’accumuleront. Assurez-vous d’inclure des informations sur les frais de retard sur vos factures et dans vos avis de rappel de facture.

Envoyer une Facture en retard pour les factures impayées

Renvoyer votre facture marquée « en retard » est la prochaine étape pour rappeler à votre client de payer la facture. « En souffrance » doit être marqué en gros caractères gras dans une couleur vive sur la facture (et sur l’enveloppe si elle est envoyée par la poste) pour que votre client ne puisse pas manquer le fait qu’il est temps de payer cette facture.

Envoyer un relevé de compte

À ce stade, il est probable que le client ait une autre facture due ou presque. L’envoi d’un relevé de compte peut clarifier ce qui est dû lorsque le client ne devient pas confus ou dépassé.

Passer un appel téléphonique

Parler au client par téléphone est une autre voie à utiliser pour le convaincre de payer une facture. Parfois, il suffit d’une touche personnelle pour qu’un client réalise à quel point le non-paiement peut affecter votre entreprise. En outre, une conversation téléphonique pourrait révéler la raison des retards de paiement et permettre aux deux parties de travailler ensemble sur une solution acceptable.

Autoriser le paiement partiel

Négocier avec votre client un numéro et autoriser le paiement partiel avec le paiement intégral sur une période convenue pourrait être une solution gagnant-gagnant. Plutôt que de ne pas payer du tout en raison d’un manque de fonds ou d’autres problèmes, votre client peut effectuer des paiements plus petits au fil du temps. Vous recevrez l’argent qui vous est dû d’une manière qui allégera le fardeau financier qui retarde le paiement de votre client.

Autoriser le paiement par carte de crédit

Si vous n’acceptez pas déjà les paiements par carte de crédit, cela pourrait valoir la peine de le faire, du moins avec un client pour qui le paiement semble être un défi. Si votre client n’a tout simplement pas l’argent à payer, il peut être en mesure d’utiliser le crédit pour compléter la transaction avec vous. Bien que les frais de carte de crédit s’accompagnent d’une somme modique, ce montant vaut probablement plus que le temps que vous passeriez à courir après un paiement. Le cas échéant, vous voudrez peut-être traiter votre entreprise comme un abonnement pour votre client et obtenir sa permission de facturer automatiquement sa carte automatiquement chaque mois. S’ils sont ouverts à cela, les frais compenseront certainement les ressources utilisées pour poursuivre une facture impayée.

Coupez-les

Une approche pour traiter les factures impayées et persuader un client de payer une facture impayée consiste à couper vos services jusqu’à ce qu’ils paient. En supposant que vos offres sont vitales pour leurs opérations, cela attirera sûrement leur attention et les incitera à prendre soin de leurs paiements en retard.

Envoyer une lettre certifiée

Si vous pensez devoir intenter une action en justice pour obtenir votre paiement, vous devrez envoyer une lettre de rappel de paiement certifiée. Cela fournira la preuve de vos tentatives de contacter le client pour le paiement. La simple action de devoir signer une lettre peut effrayer votre client de payer afin d’éviter un litige juridique.

Engagez des procéduresjudiciaires

Selon le montant qui vous est dû, il peut être prudent d’amener votre client devant la cour des petites créances. Si la facture impayée est très importante, vous devrez peut-être entamer une procédure auprès du conseil juridique. Gardez à l’esprit que toute action en justice implique des frais et que les avocats peuvent coûter cher. Mais, juste l’idée d’être poursuivi pourrait encourager votre client à payer sa facture.

Engagez un collecteur de dettes pour recouvrer les factures impayées

Parfois, pour remettre des factures impayées, vous devrez engager un collecteur de dettes. Mettre une facture en souffrance dans les recouvrements est une voie que de nombreuses petites entreprises choisissent de suivre. Une agence de recouvrement sait ce qu’elle fait en matière de recouvrement de créances et fera un suivi sans relâche avec votre client jusqu’à ce que vous receviez le paiement. Les agents de recouvrement reçoivent un pourcentage de ce qu’ils perçoivent et peuvent parfois également facturer des frais. Gardez cela à l’esprit avant de déterminer si cette avenue convient à votre entreprise.

Risque pour les petites entreprises en ignorant ou en ne gérant pas les factures impayées

Si vous êtes une petite entreprise avec vos propres factures impayées, il est important que vous compreniez en quoi cela peut affecter négativement votre avenir financier. Si vous avez des factures en souffrance dans vos comptes créditeurs, la solvabilité de votre entreprise, exprimée dans votre rapport de crédit d’entreprise, peut être menacée. Les factures en souffrance de longue date peuvent éventuellement être encaissées. Les agences de recouvrement relèvent des bureaux de crédit.

Vos fournisseurs font également rapport aux bureaux de crédit. De plus, un fournisseur peut réduire votre limite de crédit avec lui ou cesser d’accepter toute entreprise sur votre compte. Cela peut paralyser votre entreprise. Et, puisque cela informera votre pointage de crédit, d’autres fournisseurs peuvent ne pas être disposés à vous accorder un crédit ou à travailler avec vous du tout. Donc, si vous avez du mal à payer vos propres factures parce que vos clients ne paient pas les leurs, assurez-vous de communiquer avec les fournisseurs et les fournisseurs de services de manière proactive et de créer un plan de paiement afin de ne pas nuire à votre situation financière. Vous pouvez également envisager des options de financement pour maintenir votre entreprise à flot pendant que vous relevez ces défis.

Financement des petites entreprises pour une exploitation continue

Pendant que vous créez un plan pour maîtriser votre facturation (comptes débiteurs) et vos flux de trésorerie, il existe un certain nombre d’options de financement des entreprises qui peuvent vous aider à payer vos factures et à assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.

Prêts bancaires

Les prêts bancaires traditionnels sont accessibles aux entreprises établies ayant une forte histoire financière. Ces prêts offrent une variété de conditions pour répondre à vos besoins uniques. Ils ne sont pas idéaux pour les circonstances où vous avez besoin d’argent rapidement, car le processus de demande et d’approbation peut prendre un peu de temps.

Avances de fonds aux commerçants

Une avance de fonds aux commerçants (ACM) est un outil facile pour les entreprises d’accéder rapidement à une somme forfaitaire d’argent. Les entreprises avec des ventes de cartes de crédit et de débit éprouvées peuvent emprunter contre les ventes futures d’une société MCA. Le fournisseur perçoit ensuite la somme empruntée au fur et à mesure que les ventes de crédit et de débit arrivent. Le montant que vous êtes autorisé à emprunter est basé sur les montants que vous avez facturés au cours des derniers mois sur les cartes. Les intérêts sont généralement assez élevés sur un MCA et il peut y avoir des frais importants, car les MCA ne sont pas réglementés comme le sont les prêts traditionnels.

Cartes de crédit professionnelles

L’utilisation de cartes de crédit professionnelles pour payer les factures et gérer les dépenses quotidiennes est une solution courante pour les entreprises à court d’argent. Alors que le taux d’intérêt peut être plus élevé qu’un prêt, les cartes de crédit sont beaucoup plus faciles à obtenir. En fait, c’est une bonne idée d’ouvrir une carte au nom de votre entreprise et de l’utiliser de manière responsable, que vous en ayez réellement besoin ou non pour obtenir du crédit. De plus, il est toujours utile d’avoir une carte de crédit professionnelle en cas d’urgence financière pour maintenir votre entreprise en activité.

Financement sur facture

Le financement sur facture (ou affacturage) est une pratique dans laquelle une entreprise vend ses factures impayées à une société d’affacturage à un taux réduit. À son tour, la société d’affacturage donne immédiatement de l’argent à l’entreprise, généralement environ 90% du total du rapport récapitulatif des factures. La société d’affacturage poursuit ensuite le suivi de la facturation et perçoit l’encours. L’affacturage des factures est idéal dans les situations où vous avez besoin d’argent rapidement et où vous n’avez tout simplement pas les ressources nécessaires pour continuer à contraindre les clients en souffrance à payer.

Prêts sur les flux de trésorerie

Alors que la plupart des types de prêts garantis sont adossés à des actifs corporels, les prêts sur les flux de trésorerie utilisent les flux de trésorerie attendus comme garantie. Ce mode de financement peut être à long ou à court terme et vise à financer le fonds de roulement. Un prêt de flux de trésorerie peut ouvrir la porte à un prêt pour une entreprise sans un bon pointage de crédit ou un long historique financier. Comme un prêt à flux de trésorerie est garanti, les taux d’intérêt sont un peu plus bas que les prêts plus traditionnels.

Le dernier mot: Traiter les factures impayées

Les factures en retard peuvent être difficiles pour les petites entreprises, car elles paralysent les flux de trésorerie et siphonnent des ressources précieuses. En investissant dans un système comptable ou un logiciel de facturation qui automatise ce processus, les entreprises peuvent gagner du temps. Toutes les entreprises devraient avoir un calendrier de procédures en place pour se tenir au courant des factures en retard et minimiser les efforts consacrés au suivi des clients. Si la communication des employés internes n’est pas efficace, une entreprise peut avoir besoin de recourir à une action en justice ou à une agence de recouvrement.

Les factures impayées peuvent nuire à l’avenir financier d’une entreprise et détruire les relations avec les fournisseurs. Ne permettez pas à votre entreprise de commencer à manquer des paiements parce que vos clients manquent les leurs. Un certain nombre de choix de financement existent pour aider votre entreprise à combler un déficit de trésorerie et à rester opérationnelle pendant que vous attendez le paiement du client. Les avances de fonds des commerçants, les prêts aux entreprises et l’affacturage des factures ne sont que quelques-uns de ceux-ci à considérer. Vous ne savez pas si vous êtes admissible à ces options d’emprunt? Obtenez vos cotes de crédit d’entreprise gratuites pour déterminer le type de financement que vous pouvez obtenir aujourd’hui.

Cet article a été initialement rédigé le 3 mars 2020 et mis à jour le 6 mars 2020.

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